Virtual Office – NewWork.Biz

Smart, simplex, connected …

Anstatt sich endlos mit Alternativen herumzuplagen, kürzen Menschen ihre Entscheidungsprozesse ab: Eine Entscheidung muss nicht mehr „optimal“ sein – es reicht, wenn sie „gut genug“ ist. Morgen ist sowieso wieder alles anders. Wir verhalten uns zunehmend „simplex“ und entwickeln unsere eigene gefühlte Alltagslogik.

(Quelle: Trendbüro Hamburg ***)

Auch per Video oder via „virtuellem Office“ zu Konferieren beschleunigt, vereinfacht und optimiert Entscheidungsprozesse. Bspw. indem Optionen genutzt werden, Experten die nicht vor Ort sind ad hoc einzubinden. Dies bestätigt eine aktuell durchgeführte Studie von Markus Warnke & DNF (Mehr auf Anfrage).

Noch passender zum Thema Video-Konferieren, als die Erkenntnisse zur „Simplexity“, empfinde ich den Artikel zum Auslaufmodell „Freundschaft“ (Auszug folgt unten).

Warum? Weil Videokonferenzen für Connectivity sorgen! Und da VC dies mit einer Qualität leistet, welche fast einem face-to-face entspricht, ist VC anderen „Connectivity-Tools“ in der Wirkung deutlich überlegen! Connectivity ist in einer Gesellschaft in der sich oft Alle, alle Optionen offen halten ein existenziell notwendiger Beitrag zur Vertrauensbildung. Connectivitiy sorgt spürbar für mehr „Beziehungsqualität“ und für „Ent-Komplexung“.

Aus eigener Erfahrung und größter Überzeugung gilt für mich:

„Der wirkliche ROI von VC-Infrastrukturen ergibt sich nicht aus der Einsparung von Kosten, sondern aus dem Wert einer erweiterten bzw. verstärkten Connectivity zu Netzwerkpartnern und anderen Geschäftskontakten …“

Hier der Artikelauszug, aus dem Trendbüro-Newsletter (Quelle: Trendbüro HH)

Auslaufmodell „Freundschaft“: Gemeinsam einsam

In der Netzwerkgesellschaft geht die Qualität sozialer Beziehungen zu Lasten der Quantität: die Bekanntschaften nehmen zwar zu, die Zahl der „echten Freunde“ nimmt ab: „Ich kenne fast doppelt so viele Leute wie vor 5 Jahren, aber habe kaum noch jemanden, mit denen ich richtig reden kann.“ (Pascal, 29 Jahre, Hamburg).

Diese Erkenntnis – vom Trendbüro durch Konsumentenworkshops und Straßeninterviews gewonnen – wurde nun durch eine Studie amerikanischer Soziologen belegt: Hatten die Amerikaner im Jahr 1985 noch durchschnittlich drei Personen, mit denen sie wichtige Dinge bei Problemen und Krisen besprachen, so waren es im Jahr 2005 nur noch durchschnittlich zwei Personen. Zugleich hat sich die Zahl der „Einsamen“ auf knapp 25% verdoppelt: Jeder Vierte hat niemanden, dem er sich in Krisen- und Problemzeiten anvertrauen kann, nicht zuletzt deshalb, weil in der Leistungsgesellschaft häufig die Zeit für intensive „Kontaktpflege“ fehlt.

Gemeinsam einsam: Mehr Kontakte, weniger „echte“ Freunde
Dies heißt jedoch nicht, dass die Menschen isoliert sind. Im Gegenteil: Mit 500 „friends“ in der Netz-Community und täglich 30 E-Mails im Posteingang können sie mehr Bekanntschaften haben als je zuvor. Aber: Diese Kontakte sind eher eindimensionale und oberflächliche Bekanntschaften, weniger ganzheitliche und intime Freundschaften. Man unterhält sich über Musik, Beruf oder Sport; existentielle Probleme und innerlich Aufwühlendes wird meist nicht thematisiert.

Positive Folge solch großer Netzwerke ist ein steigender „Vitamin-B-Haushalt“ jedes einzelnen und damit ein einfacher Zugang zu Informationen und Möglichkeiten. Andererseits sind schwache Bindungen auch anfälliger und brüchiger, haben nicht so ein starkes Fundament wie „echte Freundschaften“. Lockere Kontakte sind austauschbar, oft zählt nicht die (ganze) Person, sondern nur die Position oder eine Eigenschaft.

…

*** Mehr zum Thema und zu den Erkenntissen des Trendtages vom 11. Mai in Hamburg finden Sie, auf den Seiten des Trendbüros Hamburg.

Kollaborieren statt kollabieren!

Wenn ich Konferenzräume wie diese sehe, frage ich mich, wie hier Teams virtuell kollaborieren wollen. Vermutlich werden sie eher kollabieren und der ROI für die Technik rückt in weite Ferne!

Eines von mir im Rahmen einer Implementations-Studie geführten Interviews offenbarte ein bestürzendes Ergebnis. Das Unternehmen ist international tätig und nutzt seit ca. 1998 VC-Technologie, um das europäische Marketing sowie die Kommunikation mit dem Hauptsitz in USA zu koordinieren und Entscheidungsqualitäten zu steigern. Auch im Rahmen der Produkt- und Designentwicklung sollte sich VC dort bewähren. Aktuell existieren In der Europazentrale drei Video-Konferenzräume, deren Technik in 2003 erneuert wurde.

Man sollte denken, dass das Medium und die Technik intensiv genutzt werden. Aber, weit gefehlt …! Eine Nutzung der Technik findet inzwischen nur einmal alle 2-3 Monate satt, dies im Vergleich zur anfänglichen mehrfachen Nutzung in der Woche!

Was ist passiert, bzw. was ist nicht passiert?

Deutlich kritisiert wurde eine Einführung der Technik, ohne jeden „kommunikativen Support“. Weder wurden die Nutzer darüber informiert, was ihnen VC bringen soll noch wurde sich die Mühe gemacht ihre persönlichen Erwartungen zu erfragen, noch wurden sie im Umgang mit dem Medium trainiert. So war bspw. nicht bekannt, dass man in einer VC auf einzelne Teinehmer zoomen kann, etc. In der Folge macht sich Frustration und Ablehnung breit. Es wurden Mängel genannt, die nicht nachvollziehbar sind, wenn man weis, was VC heute leisten kann.

Genannt wurde:

• Eine anhaltend wirklich schlechte Bildqualität, so dass man besonders bei Gruppengesprächen weder die Mimik des Gesprächspartners erkennen kann noch irgendwelche Designdetails an Produktmustern?
• Ein starker Zeitversatz zwischen Bild und Audio-Signalen, so dass man nicht flüssig diskutieren kann bzw. sieht, wer gerade spricht?
• Generelle Schwierigkeiten im Zugriff auf die Räume, die auch anderweitig genutzt werden. Ad hoc Konferenzen sind so kaum möglich.

Unter solchen Aspekten ist leicht nachvollziehbar, dass das anfängliche Interesse der Nutzer am Medium VC inzwischen „verbraucht“ ist und man dort auf „verbrannte Erde“ trifft, wenn es um Videokonferenzen geht. Sicher ein extremes Beispiel, aber alles andere als ein Einzelfall, das weis ich aus meiner Tätigkeit als Berater und Trainer nur zum VC nur zu gut.

Matthias Rückel schreibt über eine Studie der Bad Harzburger Akademie für Führungskräfte und kommt zu dem Fazit: “ Erfolgreiche Kommunikation ist und bleibt eine Schlüssel-Qualifikation. Technologie bietet dazu nur die Basis.“

Genau diese relativ einfache Erkenntnis wird, so unverständlich es ist, bei der Planung und Implementierung von VC-Infrastrukturen immer wieder außer Acht gelassen. Technikentscheidungen werden nach meiner Erfahrung im betriebswirtschaftlichem Alltag fasst immer VOR organisatorischen Strukturen und Kommunikationswissen und -kultur gestellt. Entschieden und gekauft wird einsam und einseitig, ohne großartig zu kommunizieren und betroffene, interdisziplinäre Kompetenzen einzubinden. Den Nutzern wird das Ergebnis dann nach dem Motto „friss oder stirb“ vorgesetzt. Natürlich mit dem Ergebnis, dass der Nutzer nicht frisst und die Technik stirbt. Worauf die internen Entscheider die Welt nicht mehr verstehen und den Schuldigen gern bei den „ach so dummen Nutzern“ oder dem „Technik-Verkäufer“ sehen, statt einen offenen Blick in den Spiegel zu riskieren.

Ganz anders, wenn von Beginn an geprüft wird, wo die realen Nutzungspotentiale für das eigenen Unternehmen liegen, bspw. in einer Studie oder einem gemeinsamen Workshop. Wenn Nutzungs-Szenarien mit den Nutzern gemeinsam (!) entwickelt werden, und wenn darauf geachtet wird, dass die organisatorischen Umfeld-Bedingungen für Videokonferenzen stimmen. Wenn Technik nicht nur scheinbar individuell geplant wird, bspw. im einseitigen und isoliertem Zusammenspiel von interner EDV und Händler. Wenn auch räumliche Umfelder geprüft und optimiert werden. Und, wenn bereits von Beginn an systematisch kommuniziert und integriert wird sowie zum Schluss das Leiten und Führen von Videokonferenzen regelmäßig geschult und trainiert wird.

Virtuelle Offices für „Virtuelle Companys“

Gerade hatte ich eine kleine Live-Online-Session mit Matthias Rückel von Direct-Dialog. Anlass war das Thema interkulturelle Zusammenarbeit.

Während der Session wies ich darauf hin, dass „Live Online Offices“ nicht nur firmenintern als gemeinsame Arbeitsplattform interessant sind, sondern auch eine interessante Plattform für „Soziale Netzwerke“ und „Virtuelle Companys“ sind.

Mit Lösungen wie Skype bewegt man sich ja bereits in diese Richtung, nämlich zu sehen, welcher der Partner aus „persönlichen Kompetenz-Netzwerken“ online ist, inkl. der Option spontane kleine Konferenzen zu starten. Noch interessanter als Skype ist in dieser Hinsicht natürlich ein „Live Online Office„, da es den Netzwerkpartnern mehr Möglichkeiten der kollaborativen Arbeit gibt, bspw. ein Whitboard oder den Zugriff auf den eigenen Desktop oder andere Dokumente. Also ein wirklich schönes Beispiel, um „Büroarbeit auf ein Maximum zu reduzieren …“

Kaum war der Gedanke ausgesprochen, verwies mich Matthias Rückel auf einen eigenen Link unter dem er selber genau auf diese Thema eingeht. Seinen ersten beiden Lösungen kann ich nur zustimmen, das sind sehr schöne Szenarien. Das dritte Szenario ist aus meiner Sicht sehr speziell und mit Vorsicht zu genießen …

DD – Szenario 1. – Live Online Office:
Das Internet verändert gerade seine Struktur. Unter dem Schlagwort „Internet 2.0“ wird der Schritt vom „unpersönlichen Selbstbediendungsladen“ zum „Sozialen Netzwerk“ zwischen Menschen vollzogen. Damit Sie von Mensch zu Mensch mit Ihren Kunden kommunizieren können, haben wir das Konzept des Live Online Büros entwickelt.

DD – Szenario 2. – Virtual Video Office:
Stellen Sie sich vor: Sie sitzen in einem Gemeinschaftsbüro, schauen kurz auf. Sehen das die gesuchten Kollegin nicht auf Ihrem Platz ist und sprechen deshalb den zweiten Kollegen an: „Ob er gerade Zeit hätte, eine Frage zu beantworten.“ Nur die Kollegin sitzt auf einem anderen Kontinent und der Kollege in einem anderen Land. Live Online Arbeitsumgebungen bieten heutzutage größere Potenziale als die Durchführung von globalen „Meetings“. Sie erlauben es, in virtuelllen Räumen zu denken und zu arbeiten.

Genau, das ist es … Wobei ich hier weniger die Kunden sehen, sondern die Option einzelne „Kompetenzpartner in offenen Netzwerken“ synchron zu verbinden. Bei mir funktioniert das bspw. mit Netzwerkpartner im Bereich Raumplanung, VC Technik, Organisation und Kommunikation & Training. Also Themen, die alle für den ROI von VC entscheidend sind. Die einzelnen Partner sind dabei bundesweit verteilt …

DD – Szenario 3. – Gruppen Videokonferenz ohne Videokonferenzausstattung:
Sie kennen die teuren technischen Ausstattungen klassischer Videokonferenzanbieter? Einer unserer Kunden auch. Wir suchten und fanden gemeinsam eine deutlich preiswertere Lösung , die auch höchste Qualitätsansprüche erfüllt. Auf der Basis von handelsüblichen Computern, ergänzt durch hochwertige Beamer und Kameras und einem Desktop-Videokonferenzsystem wurden 5 Videokonferenzräume ausgestattet. Zum Preisvorteil kommt noch ein zweiter wesentlicher Vorteil. Alle Räume können problemlos als normaler Besprechungs- und Präsentationsräume genutzt werden. Computer und Beamer sind ja vorhanden.

OK, ist eine sehr spezielle Lösung, wenn der Etat sehr begrenzt ist. Dennoch muss man hierzu aus meiner Sicht folgendes anmerken:

• Der Vergleich, webbasierter Desktoplösungen mit klassischen Videokonferenz-Systemen ist, als wenn man Äpfel mit Birnen vergleicht. Beide schmecken gut, aber ganz anders! Wenn`s nicht so wäre, müssten Hersteller wie Polycom, etc. ja ihren Laden dicht machen? Die Qualitätsunterschiede sind erheblich und Lösungen dieser Art, kann ich mir kaum als Konferenzraumlösung, bei denen mehrerer Leute an einem Ort zusammen sitzen, vorstellen. Wobei ich VC in HDTV-Qualität gar nicht als Maßstab nehme, wenn von „höchstem Qualitätsanspruch“ die Rede ist …

• Sieht man sich die Beschreibung der Lösung an, so sind es aus meiner Sicht allein die Komponenten „VC-System“ und „MCU“ in denen Sparpotentiale liegen. Ich unterstelle, dass die Kameras wirklich gut sind sowie leistungsstarke Rechner bereits vorhanden sind und diese außerhalb der Konferenzen genutzt werden! Auch im Bereich Leitungsbandbreite muss es stimmen.

Dem Sparpotential steht gegenüber, dass eine entsprechende Software lizensiert und die Konferenzen gehostet werden müssen. Dafür fallen laufende Kosten an, solang man diese Lösung fährt. Die Rechner selber müssten im Prinzip an einzelne Personen gebunden sein, welche diese im normalen Arbeitsalltag nutzen. Ansonsten sind sie fairerweise den Investitionskosten hinzu zu rechnen …

• Webbasierte Desktop-Videokonferenzsysteme, wie bspw. Marratech, sind primär auf die kollaborative Zusammenarbeit ausgelegt (Whiteboard, etc.), also weniger auf die Übertragung von Videobildern. Hier unterscheiden sich die klassischen und webbasierten Konferenzsysteme in ihrer Grundidee, was zu beachten ist, auch wenn sich hier die Grenzen immer mehr auflösen.

• Bei personengebundenen Rechnern ist der Kreis der Teilnehmer für Konferenzen natürlich begrenzt und insofern auch die Flexibilität bzgl. der Auslastung und des ROI eingeschränkt. Das gleiche gilt auch für die Einbindung von Teilnehmern mit klassischen Konferenzsystemen. Geht zwar teilweise, ist aber nicht so einfach und bedarf weiterer Technik im Hintergrund.

• Bei klassischen Video-Konferenzraumlösungen gibt es natürlich auch Computer und Beamer, so dass diese für „normale“ Konferenzen genutzt werden können.

Mein Fazit:

Bzgl. des dritten Szenario-Beispiels sehe ich eine Lösung dieser Art immer als einen Konferenzlösung zwischen einzelnen (!) Leuten am Desktop. Ihr Vorteil liegt in der relativ einfachen Implementation, der Plattformunabhängigkeit sowie der Option, gemeinsam mittels Whiteboard und anderen Hilfen kollaborativ zu arbeiten. Was bspw. Skype so nicht bietet … Dies als direkte Konkurrenz zu klassischen VC Lösungen zu sehen, gelingt mir derzeit nicht.