coWorking – NewWork.Biz

www = wirklich, wirklich wollen …

„Bisher hat die Arbeit den Menschen verkrüppelt, jetzt besteht dank intelligent genutzter Hochtechnologie die Möglichkeit, befriedigender, kreativer, phantasievoller und selbstbestimmter zu arbeiten. Massenproduktion und Massenkonsum zerstören diesen Planeten, nachhaltige Individualproduktion erhalten ihn und befreien uns von der Last des Überflüssigen. Die Ökonomie kann zur Randerscheinung werden und wir können die menschlichen Beziehungen in den Mittelpunkt rücken. Eine neue, sinnlichere, humanere, kreativere, flamboyantere und intelligentere Kultur ist jetzt möglich.“

Frithjof Bergmann

hat den Begriff des New Work kreiert! Im Newwork sieht er die Antwort auf die Erwerbslosigkeit nach dem Ende des Job-Systems. Hört sich erst mal bedrohlich an. Aber mitnichten, es geht um das, was wir www = wirklich, wirklich wollen. Na ja, klinkt ein wenig wie Aldous Huxley … ,-)

Büroorganisation, Technologieanbieter und Entwickler haben jedenfalls schnell erkannt, welche Potentiale für betriebswirtschaftliche Effizienz darin stecken und sehr pragmatisch das Thema und den Begriff aufgegriffen. Die neuen Formen der Büroarbeit werden als New Work bezeichnet. Vielen von uns fällt die Bewältigung der Anforderungen von New Work nicht leicht, der Mensch mag nun mal keine Veränderung. Lieber ein bekanntes Unglück, als ein unbekanntes Glück ist sein Motto. In Deutschland mehr als anderswo … Einen excellenten Artikel zum New Work im und für das Office finden wir hier …

Für mich bedeutet New work ein sehr flexibles, mobiles Denken und den gekonnten Umgang mit Medien und neuen (online) Werkzeugen und Services. Das Web 2.0 stellt dabei eines der spannendsten Trends dar, denn hier geht es um Selbstorganisation und große Chancen gerade für kleine Unternehmen.

Was hat das mit Viedeokonfrenzen zu tun?

„Kollaborative Werkzeuge“ über das Web sind für mich die Werkzeuge der Zukunft für einen ROI und eine Next Eco! In dem oben beschriebenen Kontext wird nebenbei auch klar, dass die Zukunft klassischer Video-Konferenz-Systeme in IP Verbindungen liegt …

Virtuelle Offices für „Virtuelle Companys“

Gerade hatte ich eine kleine Live-Online-Session mit Matthias Rückel von Direct-Dialog. Anlass war das Thema interkulturelle Zusammenarbeit.

Während der Session wies ich darauf hin, dass „Live Online Offices“ nicht nur firmenintern als gemeinsame Arbeitsplattform interessant sind, sondern auch eine interessante Plattform für „Soziale Netzwerke“ und „Virtuelle Companys“ sind.

Mit Lösungen wie Skype bewegt man sich ja bereits in diese Richtung, nämlich zu sehen, welcher der Partner aus „persönlichen Kompetenz-Netzwerken“ online ist, inkl. der Option spontane kleine Konferenzen zu starten. Noch interessanter als Skype ist in dieser Hinsicht natürlich ein „Live Online Office„, da es den Netzwerkpartnern mehr Möglichkeiten der kollaborativen Arbeit gibt, bspw. ein Whitboard oder den Zugriff auf den eigenen Desktop oder andere Dokumente. Also ein wirklich schönes Beispiel, um „Büroarbeit auf ein Maximum zu reduzieren …“

Kaum war der Gedanke ausgesprochen, verwies mich Matthias Rückel auf einen eigenen Link unter dem er selber genau auf diese Thema eingeht. Seinen ersten beiden Lösungen kann ich nur zustimmen, das sind sehr schöne Szenarien. Das dritte Szenario ist aus meiner Sicht sehr speziell und mit Vorsicht zu genießen …

DD – Szenario 1. – Live Online Office:
Das Internet verändert gerade seine Struktur. Unter dem Schlagwort „Internet 2.0“ wird der Schritt vom „unpersönlichen Selbstbediendungsladen“ zum „Sozialen Netzwerk“ zwischen Menschen vollzogen. Damit Sie von Mensch zu Mensch mit Ihren Kunden kommunizieren können, haben wir das Konzept des Live Online Büros entwickelt.

DD – Szenario 2. – Virtual Video Office:
Stellen Sie sich vor: Sie sitzen in einem Gemeinschaftsbüro, schauen kurz auf. Sehen das die gesuchten Kollegin nicht auf Ihrem Platz ist und sprechen deshalb den zweiten Kollegen an: „Ob er gerade Zeit hätte, eine Frage zu beantworten.“ Nur die Kollegin sitzt auf einem anderen Kontinent und der Kollege in einem anderen Land. Live Online Arbeitsumgebungen bieten heutzutage größere Potenziale als die Durchführung von globalen „Meetings“. Sie erlauben es, in virtuelllen Räumen zu denken und zu arbeiten.

Genau, das ist es … Wobei ich hier weniger die Kunden sehen, sondern die Option einzelne „Kompetenzpartner in offenen Netzwerken“ synchron zu verbinden. Bei mir funktioniert das bspw. mit Netzwerkpartner im Bereich Raumplanung, VC Technik, Organisation und Kommunikation & Training. Also Themen, die alle für den ROI von VC entscheidend sind. Die einzelnen Partner sind dabei bundesweit verteilt …

DD – Szenario 3. – Gruppen Videokonferenz ohne Videokonferenzausstattung:
Sie kennen die teuren technischen Ausstattungen klassischer Videokonferenzanbieter? Einer unserer Kunden auch. Wir suchten und fanden gemeinsam eine deutlich preiswertere Lösung , die auch höchste Qualitätsansprüche erfüllt. Auf der Basis von handelsüblichen Computern, ergänzt durch hochwertige Beamer und Kameras und einem Desktop-Videokonferenzsystem wurden 5 Videokonferenzräume ausgestattet. Zum Preisvorteil kommt noch ein zweiter wesentlicher Vorteil. Alle Räume können problemlos als normaler Besprechungs- und Präsentationsräume genutzt werden. Computer und Beamer sind ja vorhanden.

OK, ist eine sehr spezielle Lösung, wenn der Etat sehr begrenzt ist. Dennoch muss man hierzu aus meiner Sicht folgendes anmerken:

• Der Vergleich, webbasierter Desktoplösungen mit klassischen Videokonferenz-Systemen ist, als wenn man Äpfel mit Birnen vergleicht. Beide schmecken gut, aber ganz anders! Wenn`s nicht so wäre, müssten Hersteller wie Polycom, etc. ja ihren Laden dicht machen? Die Qualitätsunterschiede sind erheblich und Lösungen dieser Art, kann ich mir kaum als Konferenzraumlösung, bei denen mehrerer Leute an einem Ort zusammen sitzen, vorstellen. Wobei ich VC in HDTV-Qualität gar nicht als Maßstab nehme, wenn von „höchstem Qualitätsanspruch“ die Rede ist …

• Sieht man sich die Beschreibung der Lösung an, so sind es aus meiner Sicht allein die Komponenten „VC-System“ und „MCU“ in denen Sparpotentiale liegen. Ich unterstelle, dass die Kameras wirklich gut sind sowie leistungsstarke Rechner bereits vorhanden sind und diese außerhalb der Konferenzen genutzt werden! Auch im Bereich Leitungsbandbreite muss es stimmen.

Dem Sparpotential steht gegenüber, dass eine entsprechende Software lizensiert und die Konferenzen gehostet werden müssen. Dafür fallen laufende Kosten an, solang man diese Lösung fährt. Die Rechner selber müssten im Prinzip an einzelne Personen gebunden sein, welche diese im normalen Arbeitsalltag nutzen. Ansonsten sind sie fairerweise den Investitionskosten hinzu zu rechnen …

• Webbasierte Desktop-Videokonferenzsysteme, wie bspw. Marratech, sind primär auf die kollaborative Zusammenarbeit ausgelegt (Whiteboard, etc.), also weniger auf die Übertragung von Videobildern. Hier unterscheiden sich die klassischen und webbasierten Konferenzsysteme in ihrer Grundidee, was zu beachten ist, auch wenn sich hier die Grenzen immer mehr auflösen.

• Bei personengebundenen Rechnern ist der Kreis der Teilnehmer für Konferenzen natürlich begrenzt und insofern auch die Flexibilität bzgl. der Auslastung und des ROI eingeschränkt. Das gleiche gilt auch für die Einbindung von Teilnehmern mit klassischen Konferenzsystemen. Geht zwar teilweise, ist aber nicht so einfach und bedarf weiterer Technik im Hintergrund.

• Bei klassischen Video-Konferenzraumlösungen gibt es natürlich auch Computer und Beamer, so dass diese für „normale“ Konferenzen genutzt werden können.

Mein Fazit:

Bzgl. des dritten Szenario-Beispiels sehe ich eine Lösung dieser Art immer als einen Konferenzlösung zwischen einzelnen (!) Leuten am Desktop. Ihr Vorteil liegt in der relativ einfachen Implementation, der Plattformunabhängigkeit sowie der Option, gemeinsam mittels Whiteboard und anderen Hilfen kollaborativ zu arbeiten. Was bspw. Skype so nicht bietet … Dies als direkte Konkurrenz zu klassischen VC Lösungen zu sehen, gelingt mir derzeit nicht.

Teamwork in virtuellen Teams

Im Blog von Direct-Dialog finde ich einen Kommentar zu einer Studie aus dem Jahr 2002. Thema: „Mythos Team“ von www.die-akademie.de …

Die Erkenntnis der relativ hohe Bedeutung von Teamarbeit beeindruckt mich wenig. Verfolgt man, wie seit vielen Jahren „Produktionstätigkeit“ ins Ausland verlegt wird, wie Produktzyklen immer kürzer werde und zugleich der Bedarf nach maßgeschneiderten Lösungen für Käufer steigt (Im Extremfall ein Produkt je Kunde, an dem er evtl. sogar kollaborativ mitwirkt -> Bspw. personalisierte Bücher oder T-Shirts), so liegt es nahe, dass dies nicht mit tayloristischen Methoden zu realisieren ist. Teamwork ist heute eine zentrale Grundlage für den persönlichen, wie auch den Unternehmenserfolg. Somit kann es nun wirklich nicht verwundern das Teamwork bei Managern hoch in der Beliebtheitsskala steht.

Anders dagegen ist die Akzeptanz, wenn es um virtuelle Teamarbeit geht, bspw. durch Dezentralisierung oder Externalisierung. Klar, denn hier gibt es bspw. den klassischen Pausenkaffee oder das Betriebsfest, auf dem bilateral kommuniziert und sozialisiert werden kann nicht. Wer das unterschätzt, sollte sich die zahlreichen Beispiele vor Augen führen, in denen entführte Personen sich plötzlich mit ihren Entführern „anfreunden“ und Verständnis zeigen, allein weil gemeinsam eine dauerhafte Stresssituation durchlebt wird. Um so einen Zustand zu erreichen, muss man schon „Zusammenhocken“ …

Beklagt wird in der Studie zudem, dass bei virtuellen Teams meist nur via Telefon und Mail kommuniziert wird und Konflikte nicht offen ausgetragen werden können.

Abgesehen davon, dass es deutlich mehr Kommunikationskanäle als Telefon und Mail für virtuelle Teams gibt, ist mein Eindruck dazu dieser …

Das man virtuelle Teams nicht mag, mag verständlich sein, ist aber nicht von Relevanz, wenn es betriebswirtschaftlich Sinn macht. Um so mehr, ist darauf zu achten, dass „virtuelle Teamarbeit“ auf organisatorische Strukturen trifft, welche sich nicht kontraproduktiv auswirken.

Der Vorschlag zu einem „Teamvertrag“ verfolgt sicherlich beste Absichten, aber seien wir ehrlich: Wie oft werden Verträge gebrochen oder ignoriert, wenn sie nicht passen? Virtuelle Teams müssen, weit mehr als reale Teams auf gemeinsame Ziele und Visionen eingeschworen werden. Im Zustand gemeinsamer Ideale funktionieren „Hausordnungen“ quasi von allein. So ist jedenfalls meine Erfahrung.

Virtuelle Teams entstehen in gar keinem Fall durch Verordnung und durch die Kommunikation via Telefon und Mail. Eine gemeinsamer Groupwarelösung (webbasiert bspw. via daybyday.de), auf denen bspw. die Termindaten von allen befugten Teammitgliedern eingesehen werden könne, ist da schon ein besseres Hilfsmittel.

Videotelefonie und Videokonferenzen sind nach meiner Erfahrung ein ganz erheblicher Faktor, um die soziale Kultur eines Teams zu fördern. Aber auch diese ersetzen in gar keinem Fall die Wirkungen persönlicher Begegnungen auf der Ebene von Kaffeeecken und Betriebsfeiern. An diesem Punkt muss unbedingt ein Ausgleich geschaffen werden, ganz egal ob das Teammitglied zum Unternehmen gehört, oder als freier Mitarbeiter oder als Mitarbeiter eines externen Unternehmens im Team mitwirkt. Das muss nicht oft geschehen, aber wenn … dann bitte richtig.

Als Agentur- und Projektleiter habe ich beste Erfahrungen damit gemacht, wenn man mit solchen „virtuellen Teams“ zu zentralen Projektbesprechungen bspw. in Top-Restaurantes gegangen ist. Ich spreche nicht von einer guten Pizzeria, sondern vom Resto bspw. im „Vier Jahreszeiten„. Und zwar mit dem ganzen Team ohne Ausgrenzung irgendwelcher Ränge! In solch einem Szenario gilt: Gerade, dass hier nicht nur genossen, sondern auch am Projekt gearbeitet wird (bspw. konzeptionell), trägt dazu bei, ein Team zu formen. Ich muss da unweigerlich an einen Freund denken, der den Satz geprägt hat:

„Zwischen Hauptgang und Nachspeise liegt der Break-Even …“

Arbeiten wie die Kinder …

Um angesichts des wachsenden Wettbewerbs- und Kostendrucks erfolgreich bleiben zu können, müssen Unternehmen radikal umdenken. Statt sich nur auf individuelle Leistungen zu konzentrieren, sollten diese durch gemeinschaftlich erarbeitete kreative Ideen ergänzt werden. Durch die sinnvolle Nutzung von Emotionen können ungeahnte Chancen realisiert werden. Wissenschaftler empfehlen, neben „Einzelzellen“ für Angestellte und Manager, den Treffpunkt eines „Großen Tisches“ zu schaffen.

Es sind hauptsächlich Emotionen, die individuelle Leistung bestimmen. Das von Sedus entwickelte Konzept „Arbeiten wie die Kinder“ heißt nichts anderes, als die Reaktivierung der häufig vernachlässigten oder erstickten emotionalen Leistungskomponenten, einschließlich des Spieltriebs und der Spontanität. Kinder sind lebendig, dynamisch, kreativ. Deshalb organisieren kluge Manager ihren Betrieb nach dem Modell „Kindergarten“. „Arbeiten wie die Kinder“ ermöglicht die schnelle Anpassung an neue Situationen, senkt die Kosten, spart Zeit und führt ohne Umwege zum Ziel.

Dafür aber muss die Organisation vieler Unternehmen erheblich anders aussehen als bisher und antiquierte hierarchische Organisations- und Büroformen, die häufig der Nährboden für die „innere Kündigung“ von Mitarbeitern sind, radikal über den Haufen geworfen werden. Nach Umfrageergebnissen des renommierten und international arbeitenden Gallup Instituts über das Engagement am Arbeitsplatz richtet die „innere Kündigung“ Schäden in zweistelligen Milliardenbeträgen an.

Die Mitte neu definieren
Moderne Arbeitsorganisationen wie projektorientiertes Arbeiten, an Lösungen ausgerichtete Teams oder Networking verlangen, dass das Unternehmen seine „eigene Mitte“ neu definiert – und wie könnte man das besser ausdrücken als durch einen „Großen Tisch“. Funktionieren kann das jedoch nur, wenn dieser sich der Flexibilität der Menschen und den jeweiligen Anforderungen anpassen lässt. Denn im Rahmen der „Kommunikativen Revolution“ verliert die Einzelarbeit zu Gunsten von Teamarbeit immer mehr an Bedeutung. Damit wird der „Große Tisch“ nicht nur zum Kommunikationszentrum, sondern auch zum „Ort der Loyalität“.

Intriganten haben es schwerer
Der „Große Tisch“ fördert projektorientierte Managementstrukturen. Bisher bekannte Reibungsverluste und Kreativitätsbremsen entfallen weitgehend. Die Einzelarbeit rückt in den Hintergrund, ohne obsolet zu werden. Gruppendynamische Prozesse fördern die Produktivität, Einzelverhalten wird in eine dynamische Partnerschaft integriert. Die Loyalität wird auf die Aufgabe, das Projekt und das Team ausgerichtet. Intriganten haben es schwerer als bisher. Individuelles Mobbing wird schnell erkannt und kann leichter abgestellt werden.

Der „Große Tisch“ bedeutet Freiheit
Der „Große Tisch“ ist ein permanenter Kommunikationsort. Der einzelne Mitarbeiter entscheidet selbst, ob er kommunizieren und Beziehungen knüpfen oder sich vorübergehend zurückziehen will. Jeder hat die individuell nötige Distanz und ist dennoch miteinander in besonderem Kontakt. Die damit verbundene Freiheit fördert verborgene Kreativität zu Tage. Das Verhalten wird offener, ehrlicher und glaubwürdiger. Aus einer unangenehmen Fremdkontrolle wird eine akzeptable Selbstkontrolle. Nachgewiesenermaßen sinken bei Gruppenarbeit auch die Fehlzeiten, während die Qualität der Ergebnisse wächst. Der „Große Tisch“ ist also auf jeden Fall eine Investition, die sich für die Unternehmen rechnet.

Zu diesem Thema werden wir die Sedus Stoll AG am 17. November 2005 um 18.00 Uhr eine Veranstaltung in der Bochumer Jahrhunderthalle durchführen.

Folgende Personen werden dort referieren:

Dr. Bernhard Kallup
Vorstandsvorsitzender der Sedus Stoll AG
Thema „place 2.5, die neue emotionale Kultur im Büro“

Prof. Dr. rer. pol. Winfried Panse
Falkultät für Wirtschaftswissenschaften, FH Köln
Thema „Arbeiten wie die Kinder“

Bei Interesse an einer Teilnahme an dieser Veranstaltung senden Sie uns bitte eine Mail, wir werden Ihnen dann weitere Informationen zukommen lassen.

Kontakt: OlafHorn@Sedus.de