Kollaborieren statt kollabieren!

Wenn ich Konferenzräume wie diese sehe, frage ich mich, wie hier Teams virtuell kollaborieren wollen. Vermutlich werden sie eher kollabieren und der ROI für die Technik rückt in weite Ferne!

Eines von mir im Rahmen einer Implementations-Studie geführten Interviews offenbarte ein bestürzendes Ergebnis. Das Unternehmen ist international tätig und nutzt seit ca. 1998 VC-Technologie, um das europäische Marketing sowie die Kommunikation mit dem Hauptsitz in USA zu koordinieren und Entscheidungsqualitäten zu steigern. Auch im Rahmen der Produkt- und Designentwicklung sollte sich VC dort bewähren. Aktuell existieren In der Europazentrale drei Video-Konferenzräume, deren Technik in 2003 erneuert wurde.

Man sollte denken, dass das Medium und die Technik intensiv genutzt werden. Aber, weit gefehlt …! Eine Nutzung der Technik findet inzwischen nur einmal alle 2-3 Monate satt, dies im Vergleich zur anfänglichen mehrfachen Nutzung in der Woche!

Was ist passiert, bzw. was ist nicht passiert?

Deutlich kritisiert wurde eine Einführung der Technik, ohne jeden „kommunikativen Support“. Weder wurden die Nutzer darüber informiert, was ihnen VC bringen soll noch wurde sich die Mühe gemacht ihre persönlichen Erwartungen zu erfragen, noch wurden sie im Umgang mit dem Medium trainiert. So war bspw. nicht bekannt, dass man in einer VC auf einzelne Teinehmer zoomen kann, etc. In der Folge macht sich Frustration und Ablehnung breit. Es wurden Mängel genannt, die nicht nachvollziehbar sind, wenn man weis, was VC heute leisten kann.

Genannt wurde:

• Eine anhaltend wirklich schlechte Bildqualität, so dass man besonders bei Gruppengesprächen weder die Mimik des Gesprächspartners erkennen kann noch irgendwelche Designdetails an Produktmustern?
• Ein starker Zeitversatz zwischen Bild und Audio-Signalen, so dass man nicht flüssig diskutieren kann bzw. sieht, wer gerade spricht?
• Generelle Schwierigkeiten im Zugriff auf die Räume, die auch anderweitig genutzt werden. Ad hoc Konferenzen sind so kaum möglich.

Unter solchen Aspekten ist leicht nachvollziehbar, dass das anfängliche Interesse der Nutzer am Medium VC inzwischen „verbraucht“ ist und man dort auf „verbrannte Erde“ trifft, wenn es um Videokonferenzen geht. Sicher ein extremes Beispiel, aber alles andere als ein Einzelfall, das weis ich aus meiner Tätigkeit als Berater und Trainer nur zum VC nur zu gut.

Matthias Rückel schreibt über eine Studie der Bad Harzburger Akademie für Führungskräfte und kommt zu dem Fazit: “ Erfolgreiche Kommunikation ist und bleibt eine Schlüssel-Qualifikation. Technologie bietet dazu nur die Basis.“

Genau diese relativ einfache Erkenntnis wird, so unverständlich es ist, bei der Planung und Implementierung von VC-Infrastrukturen immer wieder außer Acht gelassen. Technikentscheidungen werden nach meiner Erfahrung im betriebswirtschaftlichem Alltag fasst immer VOR organisatorischen Strukturen und Kommunikationswissen und -kultur gestellt. Entschieden und gekauft wird einsam und einseitig, ohne großartig zu kommunizieren und betroffene, interdisziplinäre Kompetenzen einzubinden. Den Nutzern wird das Ergebnis dann nach dem Motto „friss oder stirb“ vorgesetzt. Natürlich mit dem Ergebnis, dass der Nutzer nicht frisst und die Technik stirbt. Worauf die internen Entscheider die Welt nicht mehr verstehen und den Schuldigen gern bei den „ach so dummen Nutzern“ oder dem „Technik-Verkäufer“ sehen, statt einen offenen Blick in den Spiegel zu riskieren.

Ganz anders, wenn von Beginn an geprüft wird, wo die realen Nutzungspotentiale für das eigenen Unternehmen liegen, bspw. in einer Studie oder einem gemeinsamen Workshop. Wenn Nutzungs-Szenarien mit den Nutzern gemeinsam (!) entwickelt werden, und wenn darauf geachtet wird, dass die organisatorischen Umfeld-Bedingungen für Videokonferenzen stimmen. Wenn Technik nicht nur scheinbar individuell geplant wird, bspw. im einseitigen und isoliertem Zusammenspiel von interner EDV und Händler. Wenn auch räumliche Umfelder geprüft und optimiert werden. Und, wenn bereits von Beginn an systematisch kommuniziert und integriert wird sowie zum Schluss das Leiten und Führen von Videokonferenzen regelmäßig geschult und trainiert wird.