Terrorismus als Pusher für Videokonferenzen …

Der zweifellos makaberste Treiber für die Anschaffung von Videokonferenzen steht brandaktuell in allen Nachrichten … Eigentlich traurig, denn die Gründe für die Einführung von VC-Strukturen liegen auch ohne Attacken auf Flugzeuge auf der Hand. Indem solche Ereignisse einzig und allein spontanes Handeln bzw. Kaufen bewirken, bleibt eine wohl überlegte interdisziplinäre Planung zur Implementation auf der Strecke, was dem ROI schadet.

Na ja, alle die, welche es systematisch und mit Blick auf eine gut funktionierende Nutzung angehen wollen, suchen besser ein unverbindliches, aber interdisziplinäre Gespräch mit vernetzen Kompetenzen. Kontakt = office@newwork.biz oder 040 / 35 33 47 wählen.

Kollaborieren statt kollabieren!

Wenn ich Konferenzräume wie diese sehe, frage ich mich, wie hier Teams virtuell kollaborieren wollen. Vermutlich werden sie eher kollabieren und der ROI für die Technik rückt in weite Ferne!

Eines von mir im Rahmen einer Implementations-Studie geführten Interviews offenbarte ein bestürzendes Ergebnis. Das Unternehmen ist international tätig und nutzt seit ca. 1998 VC-Technologie, um das europäische Marketing sowie die Kommunikation mit dem Hauptsitz in USA zu koordinieren und Entscheidungsqualitäten zu steigern. Auch im Rahmen der Produkt- und Designentwicklung sollte sich VC dort bewähren. Aktuell existieren In der Europazentrale drei Video-Konferenzräume, deren Technik in 2003 erneuert wurde.

Man sollte denken, dass das Medium und die Technik intensiv genutzt werden. Aber, weit gefehlt …! Eine Nutzung der Technik findet inzwischen nur einmal alle 2-3 Monate satt, dies im Vergleich zur anfänglichen mehrfachen Nutzung in der Woche!

Was ist passiert, bzw. was ist nicht passiert?

Deutlich kritisiert wurde eine Einführung der Technik, ohne jeden „kommunikativen Support“. Weder wurden die Nutzer darüber informiert, was ihnen VC bringen soll noch wurde sich die Mühe gemacht ihre persönlichen Erwartungen zu erfragen, noch wurden sie im Umgang mit dem Medium trainiert. So war bspw. nicht bekannt, dass man in einer VC auf einzelne Teinehmer zoomen kann, etc. In der Folge macht sich Frustration und Ablehnung breit. Es wurden Mängel genannt, die nicht nachvollziehbar sind, wenn man weis, was VC heute leisten kann.

Genannt wurde:

• Eine anhaltend wirklich schlechte Bildqualität, so dass man besonders bei Gruppengesprächen weder die Mimik des Gesprächspartners erkennen kann noch irgendwelche Designdetails an Produktmustern?
• Ein starker Zeitversatz zwischen Bild und Audio-Signalen, so dass man nicht flüssig diskutieren kann bzw. sieht, wer gerade spricht?
• Generelle Schwierigkeiten im Zugriff auf die Räume, die auch anderweitig genutzt werden. Ad hoc Konferenzen sind so kaum möglich.

Unter solchen Aspekten ist leicht nachvollziehbar, dass das anfängliche Interesse der Nutzer am Medium VC inzwischen „verbraucht“ ist und man dort auf „verbrannte Erde“ trifft, wenn es um Videokonferenzen geht. Sicher ein extremes Beispiel, aber alles andere als ein Einzelfall, das weis ich aus meiner Tätigkeit als Berater und Trainer nur zum VC nur zu gut.

Matthias Rückel schreibt über eine Studie der Bad Harzburger Akademie für Führungskräfte und kommt zu dem Fazit: “ Erfolgreiche Kommunikation ist und bleibt eine Schlüssel-Qualifikation. Technologie bietet dazu nur die Basis.“

Genau diese relativ einfache Erkenntnis wird, so unverständlich es ist, bei der Planung und Implementierung von VC-Infrastrukturen immer wieder außer Acht gelassen. Technikentscheidungen werden nach meiner Erfahrung im betriebswirtschaftlichem Alltag fasst immer VOR organisatorischen Strukturen und Kommunikationswissen und -kultur gestellt. Entschieden und gekauft wird einsam und einseitig, ohne großartig zu kommunizieren und betroffene, interdisziplinäre Kompetenzen einzubinden. Den Nutzern wird das Ergebnis dann nach dem Motto „friss oder stirb“ vorgesetzt. Natürlich mit dem Ergebnis, dass der Nutzer nicht frisst und die Technik stirbt. Worauf die internen Entscheider die Welt nicht mehr verstehen und den Schuldigen gern bei den „ach so dummen Nutzern“ oder dem „Technik-Verkäufer“ sehen, statt einen offenen Blick in den Spiegel zu riskieren.

Ganz anders, wenn von Beginn an geprüft wird, wo die realen Nutzungspotentiale für das eigenen Unternehmen liegen, bspw. in einer Studie oder einem gemeinsamen Workshop. Wenn Nutzungs-Szenarien mit den Nutzern gemeinsam (!) entwickelt werden, und wenn darauf geachtet wird, dass die organisatorischen Umfeld-Bedingungen für Videokonferenzen stimmen. Wenn Technik nicht nur scheinbar individuell geplant wird, bspw. im einseitigen und isoliertem Zusammenspiel von interner EDV und Händler. Wenn auch räumliche Umfelder geprüft und optimiert werden. Und, wenn bereits von Beginn an systematisch kommuniziert und integriert wird sowie zum Schluss das Leiten und Führen von Videokonferenzen regelmäßig geschult und trainiert wird.

Virtuelle Offices für „Virtuelle Companys“

Gerade hatte ich eine kleine Live-Online-Session mit Matthias Rückel von Direct-Dialog. Anlass war das Thema interkulturelle Zusammenarbeit.

Während der Session wies ich darauf hin, dass „Live Online Offices“ nicht nur firmenintern als gemeinsame Arbeitsplattform interessant sind, sondern auch eine interessante Plattform für „Soziale Netzwerke“ und „Virtuelle Companys“ sind.

Mit Lösungen wie Skype bewegt man sich ja bereits in diese Richtung, nämlich zu sehen, welcher der Partner aus „persönlichen Kompetenz-Netzwerken“ online ist, inkl. der Option spontane kleine Konferenzen zu starten. Noch interessanter als Skype ist in dieser Hinsicht natürlich ein „Live Online Office„, da es den Netzwerkpartnern mehr Möglichkeiten der kollaborativen Arbeit gibt, bspw. ein Whitboard oder den Zugriff auf den eigenen Desktop oder andere Dokumente. Also ein wirklich schönes Beispiel, um „Büroarbeit auf ein Maximum zu reduzieren …“

Kaum war der Gedanke ausgesprochen, verwies mich Matthias Rückel auf einen eigenen Link unter dem er selber genau auf diese Thema eingeht. Seinen ersten beiden Lösungen kann ich nur zustimmen, das sind sehr schöne Szenarien. Das dritte Szenario ist aus meiner Sicht sehr speziell und mit Vorsicht zu genießen …

DD – Szenario 1. – Live Online Office:
Das Internet verändert gerade seine Struktur. Unter dem Schlagwort „Internet 2.0“ wird der Schritt vom „unpersönlichen Selbstbediendungsladen“ zum „Sozialen Netzwerk“ zwischen Menschen vollzogen. Damit Sie von Mensch zu Mensch mit Ihren Kunden kommunizieren können, haben wir das Konzept des Live Online Büros entwickelt.

DD – Szenario 2. – Virtual Video Office:
Stellen Sie sich vor: Sie sitzen in einem Gemeinschaftsbüro, schauen kurz auf. Sehen das die gesuchten Kollegin nicht auf Ihrem Platz ist und sprechen deshalb den zweiten Kollegen an: „Ob er gerade Zeit hätte, eine Frage zu beantworten.“ Nur die Kollegin sitzt auf einem anderen Kontinent und der Kollege in einem anderen Land. Live Online Arbeitsumgebungen bieten heutzutage größere Potenziale als die Durchführung von globalen „Meetings“. Sie erlauben es, in virtuelllen Räumen zu denken und zu arbeiten.

Genau, das ist es … Wobei ich hier weniger die Kunden sehen, sondern die Option einzelne „Kompetenzpartner in offenen Netzwerken“ synchron zu verbinden. Bei mir funktioniert das bspw. mit Netzwerkpartner im Bereich Raumplanung, VC Technik, Organisation und Kommunikation & Training. Also Themen, die alle für den ROI von VC entscheidend sind. Die einzelnen Partner sind dabei bundesweit verteilt …

DD – Szenario 3. – Gruppen Videokonferenz ohne Videokonferenzausstattung:
Sie kennen die teuren technischen Ausstattungen klassischer Videokonferenzanbieter? Einer unserer Kunden auch. Wir suchten und fanden gemeinsam eine deutlich preiswertere Lösung , die auch höchste Qualitätsansprüche erfüllt. Auf der Basis von handelsüblichen Computern, ergänzt durch hochwertige Beamer und Kameras und einem Desktop-Videokonferenzsystem wurden 5 Videokonferenzräume ausgestattet. Zum Preisvorteil kommt noch ein zweiter wesentlicher Vorteil. Alle Räume können problemlos als normaler Besprechungs- und Präsentationsräume genutzt werden. Computer und Beamer sind ja vorhanden.

OK, ist eine sehr spezielle Lösung, wenn der Etat sehr begrenzt ist. Dennoch muss man hierzu aus meiner Sicht folgendes anmerken:

• Der Vergleich, webbasierter Desktoplösungen mit klassischen Videokonferenz-Systemen ist, als wenn man Äpfel mit Birnen vergleicht. Beide schmecken gut, aber ganz anders! Wenn`s nicht so wäre, müssten Hersteller wie Polycom, etc. ja ihren Laden dicht machen? Die Qualitätsunterschiede sind erheblich und Lösungen dieser Art, kann ich mir kaum als Konferenzraumlösung, bei denen mehrerer Leute an einem Ort zusammen sitzen, vorstellen. Wobei ich VC in HDTV-Qualität gar nicht als Maßstab nehme, wenn von „höchstem Qualitätsanspruch“ die Rede ist …

• Sieht man sich die Beschreibung der Lösung an, so sind es aus meiner Sicht allein die Komponenten „VC-System“ und „MCU“ in denen Sparpotentiale liegen. Ich unterstelle, dass die Kameras wirklich gut sind sowie leistungsstarke Rechner bereits vorhanden sind und diese außerhalb der Konferenzen genutzt werden! Auch im Bereich Leitungsbandbreite muss es stimmen.

Dem Sparpotential steht gegenüber, dass eine entsprechende Software lizensiert und die Konferenzen gehostet werden müssen. Dafür fallen laufende Kosten an, solang man diese Lösung fährt. Die Rechner selber müssten im Prinzip an einzelne Personen gebunden sein, welche diese im normalen Arbeitsalltag nutzen. Ansonsten sind sie fairerweise den Investitionskosten hinzu zu rechnen …

• Webbasierte Desktop-Videokonferenzsysteme, wie bspw. Marratech, sind primär auf die kollaborative Zusammenarbeit ausgelegt (Whiteboard, etc.), also weniger auf die Übertragung von Videobildern. Hier unterscheiden sich die klassischen und webbasierten Konferenzsysteme in ihrer Grundidee, was zu beachten ist, auch wenn sich hier die Grenzen immer mehr auflösen.

• Bei personengebundenen Rechnern ist der Kreis der Teilnehmer für Konferenzen natürlich begrenzt und insofern auch die Flexibilität bzgl. der Auslastung und des ROI eingeschränkt. Das gleiche gilt auch für die Einbindung von Teilnehmern mit klassischen Konferenzsystemen. Geht zwar teilweise, ist aber nicht so einfach und bedarf weiterer Technik im Hintergrund.

• Bei klassischen Video-Konferenzraumlösungen gibt es natürlich auch Computer und Beamer, so dass diese für „normale“ Konferenzen genutzt werden können.

Mein Fazit:

Bzgl. des dritten Szenario-Beispiels sehe ich eine Lösung dieser Art immer als einen Konferenzlösung zwischen einzelnen (!) Leuten am Desktop. Ihr Vorteil liegt in der relativ einfachen Implementation, der Plattformunabhängigkeit sowie der Option, gemeinsam mittels Whiteboard und anderen Hilfen kollaborativ zu arbeiten. Was bspw. Skype so nicht bietet … Dies als direkte Konkurrenz zu klassischen VC Lösungen zu sehen, gelingt mir derzeit nicht.

Teamwork in virtuellen Teams

Im Blog von Direct-Dialog finde ich einen Kommentar zu einer Studie aus dem Jahr 2002. Thema: „Mythos Team“ von www.die-akademie.de …

Die Erkenntnis der relativ hohe Bedeutung von Teamarbeit beeindruckt mich wenig. Verfolgt man, wie seit vielen Jahren „Produktionstätigkeit“ ins Ausland verlegt wird, wie Produktzyklen immer kürzer werde und zugleich der Bedarf nach maßgeschneiderten Lösungen für Käufer steigt (Im Extremfall ein Produkt je Kunde, an dem er evtl. sogar kollaborativ mitwirkt -> Bspw. personalisierte Bücher oder T-Shirts), so liegt es nahe, dass dies nicht mit tayloristischen Methoden zu realisieren ist. Teamwork ist heute eine zentrale Grundlage für den persönlichen, wie auch den Unternehmenserfolg. Somit kann es nun wirklich nicht verwundern das Teamwork bei Managern hoch in der Beliebtheitsskala steht.

Anders dagegen ist die Akzeptanz, wenn es um virtuelle Teamarbeit geht, bspw. durch Dezentralisierung oder Externalisierung. Klar, denn hier gibt es bspw. den klassischen Pausenkaffee oder das Betriebsfest, auf dem bilateral kommuniziert und sozialisiert werden kann nicht. Wer das unterschätzt, sollte sich die zahlreichen Beispiele vor Augen führen, in denen entführte Personen sich plötzlich mit ihren Entführern „anfreunden“ und Verständnis zeigen, allein weil gemeinsam eine dauerhafte Stresssituation durchlebt wird. Um so einen Zustand zu erreichen, muss man schon „Zusammenhocken“ …

Beklagt wird in der Studie zudem, dass bei virtuellen Teams meist nur via Telefon und Mail kommuniziert wird und Konflikte nicht offen ausgetragen werden können.

Abgesehen davon, dass es deutlich mehr Kommunikationskanäle als Telefon und Mail für virtuelle Teams gibt, ist mein Eindruck dazu dieser …

Das man virtuelle Teams nicht mag, mag verständlich sein, ist aber nicht von Relevanz, wenn es betriebswirtschaftlich Sinn macht. Um so mehr, ist darauf zu achten, dass „virtuelle Teamarbeit“ auf organisatorische Strukturen trifft, welche sich nicht kontraproduktiv auswirken.

Der Vorschlag zu einem „Teamvertrag“ verfolgt sicherlich beste Absichten, aber seien wir ehrlich: Wie oft werden Verträge gebrochen oder ignoriert, wenn sie nicht passen? Virtuelle Teams müssen, weit mehr als reale Teams auf gemeinsame Ziele und Visionen eingeschworen werden. Im Zustand gemeinsamer Ideale funktionieren „Hausordnungen“ quasi von allein. So ist jedenfalls meine Erfahrung.

Virtuelle Teams entstehen in gar keinem Fall durch Verordnung und durch die Kommunikation via Telefon und Mail. Eine gemeinsamer Groupwarelösung (webbasiert bspw. via daybyday.de), auf denen bspw. die Termindaten von allen befugten Teammitgliedern eingesehen werden könne, ist da schon ein besseres Hilfsmittel.

Videotelefonie und Videokonferenzen sind nach meiner Erfahrung ein ganz erheblicher Faktor, um die soziale Kultur eines Teams zu fördern. Aber auch diese ersetzen in gar keinem Fall die Wirkungen persönlicher Begegnungen auf der Ebene von Kaffeeecken und Betriebsfeiern. An diesem Punkt muss unbedingt ein Ausgleich geschaffen werden, ganz egal ob das Teammitglied zum Unternehmen gehört, oder als freier Mitarbeiter oder als Mitarbeiter eines externen Unternehmens im Team mitwirkt. Das muss nicht oft geschehen, aber wenn … dann bitte richtig.

Als Agentur- und Projektleiter habe ich beste Erfahrungen damit gemacht, wenn man mit solchen „virtuellen Teams“ zu zentralen Projektbesprechungen bspw. in Top-Restaurantes gegangen ist. Ich spreche nicht von einer guten Pizzeria, sondern vom Resto bspw. im „Vier Jahreszeiten„. Und zwar mit dem ganzen Team ohne Ausgrenzung irgendwelcher Ränge! In solch einem Szenario gilt: Gerade, dass hier nicht nur genossen, sondern auch am Projekt gearbeitet wird (bspw. konzeptionell), trägt dazu bei, ein Team zu formen. Ich muss da unweigerlich an einen Freund denken, der den Satz geprägt hat:

„Zwischen Hauptgang und Nachspeise liegt der Break-Even …“